Prüfungssicher archiviert. Ganz automatisch.
Jeder Beleg, den Sie in Ofira.app erstellen, wird unveränderbar versiegelt und nachweissicher abgelegt. GoBD-konform, ohne dass Sie sich um Normen, Fristen oder Technik kümmern müssen.
Was der Gesetzgeber verlangt.
Für die Aufbewahrung Ihrer Belege gelten klare Regeln, vor allem die GoBD und die Abgabenordnung. Hier die wichtigsten in Klartext, und wie Ofira.app sie erfüllt.
Unveränderbarkeit
In Ofira.app: Jeder Beleg wird kryptografisch versiegelt und in einem schreibgeschützten Archiv abgelegt. Eine nachträgliche Änderung fällt sofort auf.
Gesetzliche Forderung: Einmal gebucht, darf ein Beleg nicht mehr spurlos geändert werden (§ 146 Abs. 4 AO).
Aufbewahrungsfristen
In Ofira.app: automatische, fristgerechte Archivierung.
Forderung: Rechnungen und Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, übrige Unterlagen zehn (§ 147 AO, § 257 HGB).
Vollständigkeit & Nachvollziehbarkeit
In Ofira.app: durchgängige Belegkette und lückenlose Belegnummern.
Forderung: jeder Geschäftsvorfall lückenlos und für Dritte nachprüfbar (GoBD).
Datenzugriff der Finanzverwaltung
In Ofira.app: zeitlich begrenzter Prüfer-Zugang und Z3-/IDEA-Export auf Knopfdruck.
Forderung: Bei einer Prüfung darf das Finanzamt auf die Daten zugreifen, bis hin zum Datenträger (Z1/Z2/Z3, § 147 Abs. 6 AO).
Verfahrensdokumentation
In Ofira.app: auf Knopfdruck als fertiges PDF.
Forderung: Das eingesetzte Verfahren muss nachvollziehbar dokumentiert sein (GoBD, Rz. 151 ff.).
Belege im Original
In Ofira.app: Original-PDF und XRechnung-Datei jedes Belegs bleiben unverändert erhalten.
Forderung: Belege sind im ursprünglichen, maschinell auswertbaren Format aufzubewahren (GoBD).
Damit alles seine Ordnung hat: Diese Seite erklärt allgemein, welche Anforderungen Gesetzgeber und Finanzverwaltung stellen und wie Ofira.app sie technisch umsetzt. Sie ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Buchführung bleibt nach den GoBD bei Ihnen. Für die verbindliche Beurteilung Ihres Einzelfalls sind Ihr Steuerberater oder eine Fachanwaltskanzlei für Steuerrecht die richtigen Ansprechpartner. Ofira.app sorgt dafür, dass dieses Gespräch erfreulich kurz ausfällt.
Versiegelt. Verkettet. Geschützt.
So wird aus einem Beleg ein unveränderbarer Nachweis, vollautomatisch im Hintergrund, sobald Sie ihn ausstellen.
Versiegelt
Beim Ausstellen erhält jeder Beleg einen kryptografischen Fingerabdruck (Hash) über seinen genauen Inhalt und den Zeitpunkt.
Verkettet
Jeder Beleg wird mit dem vorherigen verknüpft. Eine nachträgliche Änderung bricht die Kette und fällt sofort auf.
Signiert
Zusätzlich mit einem HMAC und einem eigenen Schlüssel signiert. So lässt sich der Inhalt nicht unbemerkt austauschen.
Geschützt
In einem getrennten Archiv abgelegt, in dem schon die Datenbank selbst Ändern und Löschen ablehnt, nicht erst die Software.
Eine nachträgliche Änderung bleibt nicht verborgen. Sie fällt sofort auf. Genau das verlangt § 146 Abs. 4 AO.
Der Nachweis, den die GoBD fordert.
Die GoBD verlangen für jede EDV-gestützte Buchführung eine Verfahrensdokumentation: eine nachvollziehbare Beschreibung, wie Belege entstehen, fließen, gesichert und aufbewahrt werden (Rz. 151 ff.).
Ofira.app erzeugt das Dokument für Sie. Den unternehmensindividuellen Teil füllen Sie über ein einfach geführtes Formular aus, Schritt für Schritt und leicht verständlich.
Den technischen Teil ergänzt Ofira.app automatisch. Zusammen ergibt das ein fertiges PDF. Hierbei bleibt jede gespeicherte Fassung als unveränderliche Version erhalten.
Ein Dokument, auf Knopfdruck. Statt stundenlangem Zusammensuchen.
Ihre Verfahrensdokumentation enthält
- Beschreibung des eingesetzten Systems und der Abläufe
- Den Weg jedes Belegs, vom Entstehen bis zur Archivierung
- Zugriffsrechte und organisatorische Verantwortlichkeiten
- Das Sicherungs- und Archivierungskonzept
- Eine Versionshistorie, in der jede Fassung nachweisbar bleibt
Als fertiges PDF, jederzeit aktualisierbar.
Wenn das Finanzamt prüft, sind Sie vorbereitet.
Die Finanzverwaltung hat ein Recht auf Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 AO). Ofira.app gibt Ihnen dafür die notwendigen Funktionen. Der Prüfer sieht dabei genau das, was er sehen darf, und nicht mehr.
Prüfer-Zugang
Ein zeitlich begrenzter Zugang, abgesichert per Zwei-Faktor und ausschließlich auf das Belegarchiv beschränkt. Nach Ablauf werden die personenbezogenen Daten automatisch anonymisiert.
Z3-/IDEA-Datenträger
Ein Komplettexport im amtlichen GoBD-Beschreibungsstandard, den die Prüfsoftware der Finanzverwaltung (IDEA) direkt einliest.
Vollständige Belegkette
Jeder Beleg lässt sich mit seiner gesamten Kette herunterladen, vom Angebot bis zur Rechnung. Etwaige Lücken in den Belegnummern werden offen ausgewiesen.
Direkt zu Ihrem Steuerbüro.
Ihre Umsätze und Belege geben Sie als DATEV-Buchungsstapel, als CSV oder als PDF aus, auf Wunsch direkt ans Steuerbüro übermittelt. Vor dem Versand sehen Sie alles in einem Prüffenster und ergänzen bei Bedarf eine Nachricht. So spart sich Ihr Steuerbüro das Abtippen, und Sie sparen sich den Schuhkarton.
Im Hintergrund, ohne Ihr Zutun.
Lückenlose Belegnummern
Fortlaufend und korrekt vergeben, eine zentrale GoBD-Anforderung.
Stammdaten-Historie
Änderungen an Firmen, Kontakten und Artikeln werden revisionssicher protokolliert.
Prüfung auf Vollständigkeit
Unvollständige Belege lassen sich nicht versenden. Pflichtangaben werden vorab geprüft.
Gesichert in Deutschland
Verschlüsselt, regelmäßig gesichert, auf Servern in Deutschland.
Gut zu wissen.
Was bedeutet „revisionssicher"?
Brauche ich wirklich eine Verfahrensdokumentation?
Was passiert, wenn die Betriebsprüfung kommt?
Wie lange muss ich meine Belege aufbewahren?
Übernimmt Ofira.app die rechtliche Verantwortung?
Rechtssicher, ohne Spezialwissen.
Wir zeigen Ihnen, wie Ofira.app Ihre Belege prüfungssicher archiviert, und was das im Alltag für Sie bedeutet.